Cuando hablamos de “comunicaciones” nos suele venir a la cabeza la telefonía móvil, la centralita, Internet y el correo electrónico, pero actualmente las comunicaciones son mucho más que servicios de voz y datos.

Xavier Casajoana, CEO de Voz TelecomCada empresa hace un uso muy diferente de las comunicaciones y, analizando los diferentes sectores de actividad, podemos ver que cada uno de ellos tiene necesidades peculiares. Por este motivo cuando una empresa se plantea contratar un servicio de centralita, es conveniente que analice el papel que juegan las comunicaciones en su empresa, y busque un proveedor que sea capaz de aportar soluciones adaptadas a su actividad y a su manera particular de gestión. A continuación detallaremos algunas prestaciones y aplicaciones que ayudan a las pymes a alcanzar sus objetivos de negocio de manera eficaz.

Las comunicaciones en tus aplicaciones de negocio

En determinados sectores la atención telefónica tiene mucha relevancia. Integrar la centralita virtual en las aplicaciones de gestión del negocio, como el CRM, facilita muchísimo el trabajo a los agentes ya que al recibir una llamada aparecerá en la pantalla del empleado de manera automática los datos del cliente que les llama y, a su vez, podrán lanzar llamadas directamente desde la aplicación con un solo click. De esta manera, el tiempo destinado a cada llamada es menor, y la imagen que se ofrece al cliente es muy positiva.

El correo electrónico Gmail se convierte en tu mejor teléfono

Si utilizas el correo electrónico de Google en la empresa, puedes integrar tu extensión telefónica de la centralita en él, de manera que podrás realizar y atender las llamadas desde el mismo Gmail, con un solo click. También te permitirá tener la agenda corporativa integrada de manera automática en el correo, así como el registro de llamadas, o tus contactos frecuentes, de forma que siempre sabrás quién te llama.

Esta integración puede incluir también muchas otras funcionalidades inexistentes en un teléfono de sobremesa, como por ejemplo, compartir la pantalla de tu ordenador, transformar la llamada en videollamada, grabar la conversación o visualizar todos los emails que has intercambiado con tu interlocutor tan solo pulsando un icono. Con tu extensión telefónica en Gmail podrás comunicarte desde tu ordenador en cualquier lugar mostrando tu número fijo, de la misma forma que si estuvieras físicamente en tu oficina, de manera que está muy indicada para empresas que tienen personal en movilidad.

Esta aplicación te permite incluso prescindir del teléfono de sobremesa, con el consecuente ahorro en hardware y mantenimiento que ello implica, pues tendrás todas tus comunicaciones disponibles desde el navegador Chrome y correo Gmail.

Cuando mejorar la atención al cliente es una prioridad

Cuando la atención telefónica es prioritaria, conviene incorporar aplicaciones específicas que mejoren la gestión y eficacia. Estas aplicaciones permiten crear grupos de usuarios para atender cuestiones específicas, ‘roles’ de gestión de agente y supervisor, así como extensiones en ‘free seating’ muy útiles en aquellos casos donde se trabaja por turnos, y se comparten espacios de trabajo y teléfono de sobremesa por parte de diferentes empleados. Estas aplicaciones permiten al supervisor visualizar en tiempo real la actividad de todos tus agentes telefónicos, gestionar las extensiones de manera remota, extraer estadísticas e incluso supervisar las conversaciones.

La grabación de las comunicaciones es una garantía

Son muchas las empresas que requieren grabar y almacenar las comunicaciones con sus clientes, siempre con el estricto cumplimiento de las leyes de protección de datos, ya sea como herramienta de formación para su equipo comercial, o bien por temas legales de contratación. Por ello, la grabación de llamadas es una prestación muy demandada por las empresas. Las centralitas en la nube con prestaciones más avanzadas permiten la grabación de llamadas tanto de los teléfonos fijos como de los teléfonos móviles, y permiten también al usuario decidir de forma puntual grabar una llamada concreta. Con la grabación de llamadas las empresas pueden supervisar y verificar la calidad de la atención telefónica, así como mantener constancia de operaciones comerciales realizadas vía telefónica.

Las empresas que integran la centralita y la telefonía en sus aplicaciones de trabajo, convierten sus comunicaciones en una herramienta estratégica que les ayuda a ser más eficaces y competitivos.