GEBTA España, el principal referente de los viajes corporativos, y DIMO Gestión,compañía especializada en soluciones para travel y expense management, hanfirmado un acuerdo de colaboración para promover en el mercado español el control y reducción de determinadas partidas de gastos y la gestión de costes administrativos de viajes. GEBTA, que representa alrededor del  50% del mercado de viajes de negocio en España, ofrecerá a sus agencias de viajes de empresa asociadas o Travel Management Company (TMC) la herramienta Notilus de Dimo Gestión. Por su parte, DIMO Gestión diversifica sus canales de distribución para esta solución global líder en Europa en la que más de 1.300 organizaciones–ya han depositado su confianza. Tanto GEBTA, como DIMO Gestión son especialistas en sus respectivos sectores y se complementan a través de sus valores, experiencias y clientes y comparten una misma política orientada a la eficiencia.

Marcel Forns, director general de GEBTA, explica que “esta colaboración se enmarca dentro de la apuesta de GEBTA por la productividad corporativa total -antes, durante y después- del viaje e implica el compromiso de nuestras empresas, por introducir en el mercado español soluciones que favorezcan la  eficiencia y el ahorro de los clientes en la gestión de los gastos vinculados con la cuenta de viajes, de la mano de una solución líder en Europa”. Por su parte, Gilles Bobichon, director del departamento Travel & Expense Management en DIMO Gestion, señala que “las empresas necesitan una solución integrada que resuelva todos sus procesos. Hemos unido nuestras experiencias para responder a las necesidades específicas de los clientes y, de esta forma, ayudarles a optimizar y racionalizar todos los procesos relacionados con la gestiónde los viajes y gastos profesionales”.

Madurez inversora

En diferentes ocasiones de la crisis, GEBTA ha advertido a las empresas acerca de la repercusión estratégica de los viajes de negocio y su gestión paraque no pierdan oportunidades de inversión hacia el exterior por su potencial exportador. A la vista de los datos del último Observatorio de GEBTA presentado en diciembre de 2013, no sólo cabe celebrar la tendencia de incremento global de los viajes de negocio españoles de las empresas sino que se observa quesurten efecto las políticas desplegadas como se desprende del hecho de que el aumento de la inversión entre el +0,7% y + 1% genere incrementos de actividad de entre el +3,5% al +4%. GEBTA sigue apostando por consolidar este crecimiento que debe ir acompañado por un claro enfoque hacia la productividad corporativa viajera (antes, durante y después). Esto implica la necesidad de considerar y gestionar el viaje como un instrumento estrategico sin perder de vista que es “transversal” al abarcar en las empresas a “todas” las personas y áreas: RR.HH., gestión, comercial, finanzas, postventa, legal, etc. y también la tecnología. La importancia de introducir la variable de la productividad es especialmente conveniente a partir del momento en el que la empresa española se orienta hacia el largo radio y los mercados emergentes.En 2013 los mercados de largo radio seguían presentando los mayores incrementos (17%), con crecimientos consolidados de dos dígitos hacia Asia +21,9% y América +10,2% como principales destinos de las corporaciones españolas. Asimismo el Top 10 en el ranking de aeropuertos con el mayor crecimiento de viajes de negocio españoles prácticamente se queda sin representación europea según el estudio GEBTA Top 25 International Airports.

Productividad transversal “total”

Sin abandonar los “ahorros”, eliminar costes ocultos según el estudio de GEBTA es poner el foco en la productividad duranteel viaje y aprovechar el tiempo para trabajar y/o descansar. Por ejemplo, puede llegar hasta el 78% de ocasiones en que resulte conveniente para la empresa eliminar el coste oculto del tiempo perdido según las rutas y perfiles. No poder trabajar y “perder” el tiempo convierte ese tramo del viaje en un coste oculto. Respecto a la aplicación de la política “habitual" de viajes, esto significa que la empresa puede estimar que el tiempo perdido “evitable” del viajero le hace rentable un coste superior de billete.

Productividad interna del viaje

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Además, la empresa española encara hoy la ventana de oportunidad de hacer la inversión en viajes de negocio todavía más productiva antes y después del viaje al dotarse de nuevas herramientas de gestión. Optimizar la gestión interna de la movilidad contribuye a su mayor rentabilidad ya que es aplicable por todos los empleados y los niveles de la empresa. Concretamente, al vincular el sistema informático de gestión de la empresa (ERP) con la gestión de servicios y proveedores de la agencia (aéreo, tren, alquiler de vehículos, etc.) a través de la solución Notilus, se optimizan los procesos de gestión interna de solicitudes de viajes empresariales así como la liquidación de gastos profesionales de los desplazamientos gestionados y contratados a la agencia de viajes. Una vez efectuados dichos servicios, de forma automática se realiza la conciliación e integración  de todas las facturas emitidas por el proveedor en el departamento de contabilidad. El ahorro de tiempo, comporta un aumento de productividad y mayor beneficio financiero y económico. Además, la solución puede vincularse con las "alertas de seguridad" para informar a los departamentos internos (seguridad, sanidad, etc.) de los desplazamientos a una zona de riesgo, o hacer el seguimiento de los viajeros desplazados en caso de acontecimiento extraordinario (atentado, ciclón, etc.).

Optimizar la inversión

La optimización del presupuesto para viajes contribuye en gran medida a que la empresa obtenga importantes ahorros, que  pueden ir del 10% al 40%. Existen experiencias de que con la nueva estructura organizativa se ha obtenido ahorros de 200.000€ dentro de un presupuesto para viajes de 1,4 millones de euros. En el caso concreto de Notilus, no es infrecuente en las empresas que han implementado la solución de Travel & Expense Management que den cuenta de una recuperación de la inversión inferior a 6 meses. En un caso concreto, el tiempo se vio reducido en 14 días al mes –pasando de 18 a 4- del departamento de contabilidad destinado al tratamiento mensual de unas 250 notas complejas de gastos. El impacto en este ejemplo perfila la eficiencia alcanzable si a lo largo de un año se observa que la empresa obtiene ahorros de tiempo agregado equivalentes a 168 días laborables que la empresa podrá destinar a otras actividades.

Acerca de GEBTA España (www.gebta.es)

Fundada en 1991, GEBTA España (Guild of European Business Travel Agents) representa el principal grupo de agencias de viajes de empresa en España cercano al 50% del mercado de viajes con una facturación de 1.832 millones de euros en 2011. GEBTA Españapromueve los viajes de empresa que aportan un valor estratégico al crecimiento socioeconómico, por su relación directa con la actividad comercial (por 1 dólar invertido en viajes de negocios el incremento medio del volumen de negocio de las compañías se situaría en 12,50 dólares y su beneficio en 3,80 dólares*), impulsando a su vez los intereses de las empresas y viajeros de negocios, ante el sector, las Administraciones y los organismos reguladores, tanto a nivel nacional como internacional. GEBTA España forma parte del consorcio europeo GEBTA Europa, con sede permanente en Bruselas, formado por 8 países de la Unión Europea. Su ámbito de actuación en el escenario europeo se halla estrechamente vinculado a la mejora de condiciones de transparencia del mercado, las negociaciones en materia de transporte de viajeros, sistemas de distribución y derechos de los pasajeros, así como la implantación de garantías financieras y despliegue de materias fiscales, contando con una gran capacidad de apelación en el entorno comunitario.

Las agencias GEBTA España facilitan los viajes de empresa y optimizan dicha cuenta de gastos, que viene a suponer de media la tercera partida de inversión de las empresas y son: p American Express Barceló Viajes (Madrid) p Carlson Wagonlit Travel (Madrid) p Europair (Madrid)p JuliàCentral de Viajes (Barcelona) p Viajes Eroski (Basauri. Vizcaya) p Viajes Excelsior (Madrid) p Viajes Hispania (Alicante) p Viajes Insular (Las Palmas de Gran Canaria) p Viajes Lepanto (Madrid) p Mobeetrip (Madrid) p Grupo Orange (Castellón) p RACC Travel (Barcelona) p Rumbo (Madrid)p Viajes Tejedor (Barcelona) p Transocean (Madrid) p Viajes 2000. Corporación empresarial ONCE (Madrid)

Acerca de Notilus Travel & Expense Management (www.notilus.es)

Notilus Travel & Expense Management, del Grupo DIMO Gestion, ayuda a las empresas de todos los tamaños y sectores de actividad en la gestión completa y la racionalización de los viajes y gastos profesionales.  Gracias a sus 18 años de experiencia en el mercado de los viajes de negocios, Notilus es la solución de referencia en Europa, con más de 1.300 clientes en todo el mundo. Esta solución de fácil uso se ha implementado en más de 52 países y está disponible en 6 idiomas. DIMO Gestion ofrece dos modos de adquisición de la solución: ASP y compra de licencias. A lo largo de estos años, Dimo Gestion ha firmado importantes acuerdos con actores destacados del sector de los viajes de negocios (sistemas de autoreserva o self-booking tools, agencias de viajes, bancos, renting de vehículos de corta y larga duración, etc.), que han contribuido a convertir su solución en la más completa del mercado, especialmente desde el punto de vista de la conectividad, con acceso a un número incomparable de ofertas.

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