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Que la transformación digital ha marcado un antes y un después en el paisaje empresarial global no es una novedad. La irrupción de las nuevas tecnologías se ha traducido en una revolución transversal en todos los sectores de actividad.
La sistematización y automatización de procesos se ha materializado en softwares de gestión adaptados a partir de proveedores especializados como ofi.es. Pero, ¿hasta qué punto pueden repercutir en la capacidad de ahorro de las empresas? A continuación te hablamos de la forma en que ayudan a reducir diferentes tipos de costes. ¡Toma nota!
Costes de operación
Se trata de todos aquellos costes que deben afrontarse para desarrollar la actividad. No obstante, no siempre están vinculados con el grado de productividad. Las empresas incurren en los costes de operación aunque no estén generando conversiones ni percibiendo beneficios.
La necesidad de minimizarlos se hace perentoria porque, entre otras cosas, constituyen el primer condicionante que cualquier modelo de negocio debe superar para comenzar a generar beneficios.
Implementar un software de gestión puede reducir los costes de operación por varios motivos. Algunos de los más destacados son:
- Optimización de la asignación del trabajo: A partir de un software se visibilizan los recursos disponibles y, por lo tanto, su gestión se torna más ágil y frecuente.
- Los procesos de planificación se simplifican: Un software a medida permite centralizar toda la información de utilidad. Al final, la empresa no necesita recurrir a diferentes sistemas para llevar a cabo sus funciones de planificación.
- Seguimiento del rendimiento: La versatilidad de los softwares de gestión a medida permite automatizar la supervisión de diferentes variables, incluyendo la evolución de los procesos individuales o, incluso los objetivos alcanzados por los empleados, lo cual se traduce en un ahorro de tiempo o en la identificación de oportunidades de mejora.
Costes de proyectos
Un software a medida puede incluir herramientas desarrolladas específicamente para controlar la asignación de tareas, la forma en que se llevan a término o la medida en que se logran los objetivos marcados. Su implementación puede generar una reducción considerable de los costes de proyectos a partir de prestaciones como:
- Generación de reportes en tiempo real: Gracias a la recopilación automatizada de datos es posible obtener una aproximación precisa en tiempo real, tanto de los departamentos como de los proyectos o funciones independientes.
- Sistema de notificaciones: En caso de que se produzca algún tipo de incidencia como errores, retrasos o quejas los integrantes del equipo podrán tener conocimiento de ello para actuar de inmediato.
- Coste real de proyectos: ¿Cuál ha sido el retorno de inversión? ¿Hasta qué punto es viable cada proyecto y cada metodología de trabajo? Dar respuesta a este tipo de cuestiones estratégicas tan sólo requerirá de pocos segundos gracias al registro y almacenamiento continuado de datos.
- Rendimiento del capital humano: Con un software de gestión a medida es posible identificar fácilmente las carencias que existen a nivel de formación o el grado de satisfacción laboral de los empleados.
La gestión de inventario
Constituye un factor indirecto de encarecimiento de costes asociado a prácticamente todos los modelos de negocio. Un software de gestión empresarial a medida puede minimizar los costes de gestión de inventario gracias a:
- Previene el exceso o defecto de stock: No contar con una visión clara sobre el volumen de existencias puede suponer pérdidas de oportunidades de negocio o la asunción de costes evitables.
- Capacidad predictiva: El registro de datos permite conocer cuáles son las tendencias de consumo estacionales y otro tipo de factores que intervienen directamente en las necesidades de stock,
- Centralización de gestiones: En una misma plataforma es posible gestionar y consultar transacciones relacionadas con devoluciones al fabricante, la ubicación de los artículos para el picking o la valoración de existencias.
