Entre las crecientes opciones para comunicarse, la vía telefónica se mantiene como la más habitual en muchas compañías, que se han marcado el objetivo de encontrar fórmulas y sistemas que mejoren este proceso. La tecnología e Internet han aportado muchos avances en ese sentido, y el softphone es el mejor ejemplo de ello.
El softphone es un sistema de software que ha sido diseñado para la realización y recepción de llamadas mediante el uso de un dispositivo electrónico, como el ordenador, la tablet o, evidentemente, un teléfono móvil. La particularidad de este método es que no requiere de un teléfono fijo, ya que solo necesita una conexión a Internet para poder realizar las llamadas. La tecnología de voz, conocida como VoIP, es la que permite este proceso, a través de la conversión de los datos digitales transmitidos por la red en voz.
A nivel de usuario, el funcionamiento de este software es muy sencillo, pues requiere únicamente la instalación de una aplicación, en el dispositivo utilizado para realizar las comunicaciones. El material que se necesita para poner en marcha la llamada es, además del aparato electrónico en el que se realiza la conexión, unos auriculares y un micrófono. Es, además, un sistema seguro que garantiza la privacidad de la conversación, mediante un potente sistema de cifrado y encriptación.
Ventajas en una empresa
Las compañías que disponen de una centralita de llamadas encontrarán rápidamente muchas ventajas con la instalación de un sistema de softphones, relacionadas tanto con los recursos económicos como los humanos. Los empleados encuentran muchas facilidades en su uso y esto traduce en una optimización de sus funciones. El proceso de realizar o atender una llamada se realiza a través de un dispositivo, por lo que el trabajador puede estar realizando otras funciones y atender rápidamente la llamada telefónica correspondiente. No estar atado a un teléfono fijo les permite una total movilidad por la oficina, así que sus posibilidades en las funciones realizadas aumentan notablemente. Al mismo tiempo, pueden hacer frente a una mayor cantidad de trabajo; sin que ello suponga un aumento en su desgaste.
La ventaja para el empleado también se aprecia en un aumento de su flexibilidad, ya que con este sistema se pueden conectar desde casa o cualquier otro punto fuera de la oficina. El teletrabajo encuentra aquí un buen aliado.
Desde la perspectiva de la empresa, el ahorro de los costes económicos es evidente. El softphone es un sistema económico y que ofrece muy buenos resultados. No requiere de una gran infraestructura ni de un alto servicio en mantenimiento, y sus tarifas son más reducidas que los servicios convencionales. El uso de Internet garantiza, además, una mejor calidad en el servicio, ya que la comunicación y el sonido son mejores que cuando se utiliza un teléfono fijo. El programa también permite una integración con otro tipo de aplicaciones que se utilizan en la empresa.
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