Gestionar una empresa es una tarea muy complicada, con independencia del tamaño que tenga. Ya se trate de una pequeña o mediana empresa, o de una gran empresa, exige el control de múltiples facetas con procesos diversos. Esto, hasta hace no muchos años, se gestionaba de manera casi “artesanal”, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. El gerente estaba obligado a coordinar departamentos como la tesorería, el almacén o el de ventas.
Garantizar el correcto ensamblaje de todos estos aspectos, cada uno con su propia dinámica, no es sencillo. Afortunadamente, han ido surgiendo herramientas que facilitan la tarea, hasta el punto de que permiten tener el control total de las distintas facetas de una empresa. Nos referimos al software de gestión empresarial: un programa informático integrado que permite tener un control exhaustivo de todo cuanto ocurre en la empresa. Cuando ese programa se aplica a empresas dedicadas al comercio, hablamos de software de gestión comercial.
¿En qué puede ayudar a tu empresa el software de gestión comercial?
La gran ventaja de este tipo de plataformas es que contemplan todo el ciclo comercial que realizan las empresas desde que adquieren los productos a sus proveedores hasta que lo venden e ingresan el pago. Con este software, los gerentes disponen en una sola plataforma de todas las herramientas para gestionar el ciclo económico de la empresa.
De esta forma, el gerente puede conocer de forma exhaustiva la situación de la empresa, solicitando informes para el análisis y estudio de todas las áreas de su organización: contabilidad, comercial, compras, almacén o facturación.
Este tipo de software es parametrizable para ser útil a cualquier empresa con independencia de su tamaño, y se articula a través de módulos, asignados a cada departamento básico de una empresa comercial:
- En el módulo de compras están todas las herramientas para optimizar el proceso de compras a proveedores: permite realizar cálculos de necesidades, recepcionar mercancías, establecer destinos de albaranes, comprobar situación de pedidos en curso y obtener todo tipo de listados e informes.
- El módulo de ventas permite automatizar procesos tales como la generación de presupuestos, pedidos o facturas proforma. Además, facilita la liquidación automática de comisiones y permite comprobar de un vistazo la situación de los pedidos pendientes de servir.
- El TPV sirve para gestionar de forma simple e intuitiva el punto de venta de su negocio, con una gran cantidad de funciones y opciones especiales. Además, permite la configuración personalizada para cada usuario de la aplicación.
- El módulo de tesorería automatiza cada actividad que se realiza en el programa. Se pueden generar remesas de recibos y nóminas, establecer líneas de descuento, gestionar pagarés, definir vencimientos y formas de pagos y cobros, o el traspaso automático a contabilidad.
La gran ventaja de integrar todos estos módulos en un único software de gestión comercial es que evita duplicidades o que se pierdan datos en procesos diversos. Este tipo de software integrado aplica la filosofía de dato único.
Cada dato introducido en la aplicación se replica en el resto de apartados y módulos que se puedan ver afectados, lo que evita la pérdida de información y la repetición de procesos. Garantiza, en definitiva, la buena gestión de la empresa.
