¿Qué papel juega la Transformación Digital en el ecosistema de negocios en términos de gestión de procesos y documental?

En primer lugar, las empresas están en un proceso activo de transformación digital y son conscientes de que hay mucho trabajo que hacer y la modernización de sus procesos de negocio es algo core en la organización, por lo tanto, las empresas que están en este punto, parten con ventaja con respecto a las demás sobre la velocidad de transformación y adaptación en un mercado que está en continuo cambio. Los procesos regulativos y normativos están en continua ebullición y además exigen unos plazos que suelen ser bastante irreales de cumplir para las propias compañías.

¿Cuál es el principal escollo que presentan las compañías a la hora de dar el salto hacia un modelo basado en sistemas ECM y BPM?

Principalmente, en mayor escollo que se encuentran es que son proyectos ambiciosos y muy cores. Una organización se rige por sus procesos de negocio, por su mapa de procesos y generan cientos de miles de documentos diarios, por tanto, abordar este tipo de proyectos suele ser complejo a la hora de dar el pistoletazo de salida. Solemos tener un montón de herramientas, procedimientos y sistemas, que intercambian información entre sí. Abrir este proceso de transformación y de orientación de la compañía hacia procesos es el principal escollo.

Nosotros lo que recomendamos es empezar poco a poco, vamos a ir a un área core de la compañía con procesos core de la compañía vinculados a esa área (rrhh, marketing, legal, tesorería, riesgos…) Cogemos un departamento y empezamos poco a poco a optimizar y estandarizar sus procesos de negocio y qué documentación se genera. Definimos una política documental que pueda ser transversal al resto de la compañía y, a partir de ahí, vamos poco a poco incluyendo al resto de departamentos y áreas con sus respectivos procesos de negocio.

¿Qué ventajas obtienen las empresas con respecto a sus competidoras tras implantar estos sistemas de gestión?

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Nosotros vemos que la principal ventaja que se obtiene es la velocidad de adaptación. Cuando tienes un modelo de trabajo o de análisis, definición y optimización de tus procesos de negocio, porque es algo que ya has estado haciendo durante el proceso de implantación del proceso y vemos que, de repente, para un determinado proceso te cambia la normativa, la regulación, la velocidad de adaptación es brutal con respecto a los competidores.

¿Qué beneficios empresariales se pueden obtener tras la implantación de un BPM?

Los beneficios que se obtienen están enfocados principalmente en dos ejes: beneficios directos e indirectos. Los beneficios directos revierten de la estandarización de los procesos y conocimiento y puesta a disposición de los empleados y la organización, de nuestros procesos de negocio. Somos capaces de entender mejor qué hacemos, cómo lo hacemos y para qué lo hacemos, por tanto, esto tiene una repercusión directa en la optimización de estos procesos.

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Indirectamente damos a los empleados herramientas que estandarizan y unifican la ejecución de los propios procesos de negocio, que normalmente están compuestas por muchas plataformas tecnológicas, por personas, por vías de departamentos, etc.

¿De qué manera la combinación ECM y BPM mejora la rentabilidad de los procesos?

Unir los dos mundos en uno solo redunda principalmente en esta consciencia de cuáles son nuestros procesos, cuáles son las intervenciones en esos procesos y qué documentación generan en estos procesos. Si analizamos el por qué y el para qué de los procesos de cada una de las fases y somos conscientes de la documentación que se genera, esto revierte en eficiencia, transparencia, trazabilidad y, por tanto, hace que nuestros procesos de negocio sean más eficientes y, por tanto, más rentables.